給項(xiàng)目再加點(diǎn)兒松弛感：為什么減少流程限制更能響應(yīng)變化？
最近一直在思考一個(gè)問(wèn)題：為什么有些團(tuán)隊(duì)明明資源不差，卻在搶市場(chǎng)這件事兒上總是慢半拍？
反觀很多小團(tuán)隊(duì)，沒(méi)那么多規(guī)矩，卻能快速調(diào)整方向，抓住機(jī)會(huì)。
這樣一細(xì)想，發(fā)現(xiàn)很多大公司斥巨資搞標(biāo)準(zhǔn)化的功能迭代，按部就班走完流程，上線時(shí)卻發(fā)現(xiàn)用戶需求早變了；而有些小團(tuán)隊(duì)沒(méi)那么多限制，反而能跟著用戶反饋隨時(shí)調(diào)整，效果出奇地好。
一般情況下，軟件開(kāi)發(fā)講究需求明確、變更有序、流程固定，這類項(xiàng)目的核心是“按計(jì)劃不出錯(cuò)”。像ERP系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，從需求調(diào)研到模塊開(kāi)發(fā)、測(cè)試驗(yàn)收，每個(gè)環(huán)節(jié)都得嚴(yán)絲合縫，畢竟要保證最終交付的系統(tǒng)穩(wěn)定可靠。
而其中，一些簡(jiǎn)單的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目會(huì)更傾向于靈活，像一些想要快速驗(yàn)證市場(chǎng)的項(xiàng)目，價(jià)值比較直觀，結(jié)果比較確定，技術(shù)也比較保守，所以可以為了打造快速M(fèi)VP，適當(dāng)減掉一些立項(xiàng)、評(píng)審、決策環(huán)節(jié)。
但當(dāng)這些特性和工具結(jié)合時(shí)，就又會(huì)是另一回事兒了。工具的標(biāo)準(zhǔn)化流程加上公司的各類嚴(yán)格的要求，使得一些可以更靈活的項(xiàng)目被流程拉慢了節(jié)奏。
我們也見(jiàn)過(guò)不少團(tuán)隊(duì)，把一些標(biāo)準(zhǔn)化了的項(xiàng)目流程套在各類項(xiàng)目上，美其名曰“規(guī)范化管理”，結(jié)果是很多項(xiàng)目越管越慢；或是盲目地學(xué)大廠的各類條條框框，結(jié)果事與愿違。
但實(shí)際上，有很多項(xiàng)目需要的是應(yīng)對(duì)變化的能力，而不是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)刈袷匾?guī)則。
之前接觸過(guò)一個(gè)硬件團(tuán)隊(duì)，要趕在展會(huì)前做一款智能插座的原型機(jī)測(cè)試一下市場(chǎng)反響，這個(gè)項(xiàng)目的目標(biāo)很明確：能演示基本功能，收集50個(gè)潛在客戶的反饋。
但他們公司的流程規(guī)定，所有原型開(kāi)發(fā)必須先通過(guò)方案評(píng)審、供應(yīng)鏈評(píng)估、成本核算三個(gè)環(huán)節(jié)，且每個(gè)環(huán)節(jié)都要提交正式報(bào)告。很多項(xiàng)目的機(jī)會(huì)窗口往往很窄，實(shí)際上等流程走完，黃花菜都涼了。
而流程臃腫帶來(lái)的成本損耗也不能忽視。一方面，團(tuán)隊(duì)大量時(shí)間被消耗在走流程上，導(dǎo)致實(shí)際用于分析變化、調(diào)整方案的時(shí)間被嚴(yán)重壓縮；另一方面，流程越復(fù)雜，信息傳遞的偏差率越高。
過(guò)程裁剪：給靈活項(xiàng)目加點(diǎn)松弛感
針對(duì)某些項(xiàng)目的特性，可以簡(jiǎn)化一些流程限制，這也是禪道提供過(guò)程裁剪功能的初衷。
通過(guò)裁剪，既能保留對(duì)核心目標(biāo)的把控，又能釋放團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)對(duì)變化的靈活性。
過(guò)程裁剪的核心是“抓核心，去冗余”。首先我們要明確靈活項(xiàng)目的底線：比如應(yīng)急項(xiàng)目的安全底線、金融類項(xiàng)目的合規(guī)性底線等等，這些是必須保留的管控節(jié)點(diǎn)；而其余環(huán)節(jié)則需評(píng)估是否直接影響響應(yīng)效率——對(duì)于填寫(xiě)非必要信息的表格、可由團(tuán)隊(duì)自主判斷的審批、與目標(biāo)關(guān)聯(lián)度低的會(huì)議等，應(yīng)果斷移除。
這些調(diào)整的本質(zhì)，是讓項(xiàng)目的流程適配變化而非對(duì)抗變化。
但過(guò)程裁剪的落地，往往面臨著現(xiàn)實(shí)中的重重阻礙。不少組織內(nèi)部存在流程慣性——那些沿用多年的審批環(huán)節(jié)、匯報(bào)機(jī)制，即便早已失去實(shí)際意義，卻因一直這么做而被默認(rèn)為合理。
不同部門(mén)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)與效率的優(yōu)先級(jí)判定也可能存在差異。因此，要打破這種僵局，就需要在項(xiàng)目啟動(dòng)前，團(tuán)隊(duì)的核心部門(mén)共同明確裁剪的邊界與前提，既能避免流程裁剪中的推諉扯皮，又能為團(tuán)隊(duì)保留靈活決策的空間。
當(dāng)然，過(guò)程裁剪也需要配套容錯(cuò)與復(fù)盤(pán)機(jī)制。當(dāng)團(tuán)隊(duì)被賦予調(diào)整的自主權(quán)時(shí)，難免出現(xiàn)判斷偏差。此時(shí)若簡(jiǎn)單以結(jié)果失敗來(lái)否定裁剪價(jià)值，只會(huì)讓團(tuán)隊(duì)重新縮回流程的安全區(qū)。
從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，流程的“松弛感”，本質(zhì)上是組織能力的一種進(jìn)化。當(dāng)企業(yè)能夠根據(jù)項(xiàng)目特性靈活調(diào)配管理強(qiáng)度，這種差異化的管理才能真正讓組織在穩(wěn)定與變化中找到平衡。
所以，給項(xiàng)目加點(diǎn)松弛感，不是否定流程的價(jià)值，而是讓流程服務(wù)于業(yè)務(wù)目標(biāo)。
感興趣的朋友們可以先試用禪道的過(guò)程裁剪功能，看是否可以踏出一條更為靈活的管理路子。
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