怎樣減少企業(yè)中那些驚人的“無效工作”？

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舉報(bào) 2020-08-07

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我們要不斷地反思：此時(shí)此刻在做的事情，是不是真的創(chuàng)造價(jià)值？哪些習(xí)以為常的行為，其實(shí)是偷走績效的元兇？

口述：孫建華（南京富美服飾有限公司董事長）

整理：莊文靜

來源：中外管理雜志（ID：zwgl1991）

疫情發(fā)生以來，大量企業(yè)一方面要保持“低能耗”，比平時(shí)更加注重投入產(chǎn)出比，另一方面，很多企業(yè)也或主動(dòng)或被動(dòng)地進(jìn)入轉(zhuǎn)型期。但即使如此，企業(yè)中那些驚人的浪費(fèi)，依然沒有被重視，甚至被意識(shí)到。

企業(yè)中大量存在的“無效行為”，會(huì)不會(huì)成為壓垮企業(yè)的最后一根稻草？

那么，公司中“沒被意識(shí)的浪費(fèi)”包括什么？究竟怎樣向無效工作發(fā)起挑戰(zhàn)？在當(dāng)前的管理優(yōu)化中，有哪些偷走績效的無效工作？

你的企業(yè)中，有多少人不直接創(chuàng)造價(jià)值？

在管理中，我不斷思考：

此時(shí)此刻在做的事情，是不是真的創(chuàng)造價(jià)值？企業(yè)中真正創(chuàng)造價(jià)值的是誰？

有多少人不創(chuàng)造價(jià)值，或者不直接創(chuàng)造價(jià)值？

舉個(gè)例子，某個(gè)城市建了個(gè)大公園，為了管理這個(gè)公園，建了個(gè)傳達(dá)室，安排了一個(gè)值班員。結(jié)果一個(gè)人盯班吃不消，就安排了三個(gè)人換班。公園還安排了環(huán)衛(wèi)工人，陸續(xù)增加了四個(gè)人，結(jié)果有人開始偷懶。后來，這七八個(gè)人吃飯就成了問題，還建了一個(gè)餐廳。然后，餐廳又請了一個(gè)廚師，由于買菜不規(guī)范，就找了一個(gè)兼職買菜員和財(cái)務(wù)人員……這支隊(duì)伍越來越龐大。

我們的企業(yè)又何嘗不是如此？

我曾經(jīng)說：一個(gè)企業(yè)質(zhì)量管理人員越忙，這個(gè)企業(yè)就越?jīng)]希望。

有一個(gè)廣告語說：“我們的維修人員沒事做”。這個(gè)創(chuàng)意真是太棒了！如果我們的品牌，如果不用客服和維修豈不更棒？畢竟從本質(zhì)上看，質(zhì)量管理人員本身并不創(chuàng)造價(jià)值。

所以，我認(rèn)為一個(gè)企業(yè)里的質(zhì)量管理人員越少，說明這家企業(yè)就越優(yōu)秀。

所以，我們企業(yè)一直不斷地宣揚(yáng)：極致地做好自己，不給別人添麻煩；極致地做好自己，執(zhí)行不打折，要第一時(shí)間一次性把事情做好。

因?yàn)殡m然認(rèn)真做事可以把事情做對，但只有用心做事才能把事情做好。

唯客戶是從，小心“窮折騰”

我們公司有一句話：客戶不是上帝。因?yàn)榘芽蛻舢?dāng)上帝，那就會(huì)“唯客戶是從”，就不會(huì)有自己的客觀判斷，還要千方百計(jì)地去跟隨客戶去折騰。中國有句俗話——窮折騰，說的就是折騰折騰著就變窮了。

有一次，我看到公司的平面設(shè)計(jì)人員在摳圖。我問他你為什么要摳圖？他說，拍照片哪有不摳圖的。我問他，為什么？他說因?yàn)榕赃呌胁桓蓛舻谋尘?。我問?那為什么不直接把現(xiàn)場背景打掃干凈？！

這位平面設(shè)計(jì)人員所做的就是無用功。我們算一下，他平均1年要摳1200張產(chǎn)品照片，每張照片10分鐘，算下來1年有25天的工作時(shí)間在做這些無用功，但公司一分錢沒少給他。你說付給他的工資值不值？

所以，我們要不斷的反思，我此時(shí)此刻在做的事情，看似正常的工作是不是真的在創(chuàng)造價(jià)值？

在我們公司有這么一句話：客戶不是上帝，但要在專業(yè)基礎(chǔ)上給予尊重。試想，客戶那兒也有剛畢業(yè)才幾個(gè)月的新員工，他們的一些指示，如果我們都奉為圣旨會(huì)怎樣？唯客戶是從，就會(huì)讓我們失去自己的客觀判斷，還得千方百計(jì)地去跟隨客戶去折騰。

想想我們自己20多年來的經(jīng)歷，難道你的經(jīng)驗(yàn)比不上一個(gè)剛出茅廬的小設(shè)計(jì)師，所以我們要自信，不能盲從，我們需要專業(yè)服務(wù)，而不是把客戶奉為上帝。專業(yè)地服務(wù)好客戶，不僅可以降低成本，還可以得到客戶的信賴。

所以，一味地滿足客戶，不僅自己的工作沒有樂趣、沒有價(jià)值、缺少尊嚴(yán)，也得不到客戶的信賴。

因此，專業(yè)地服務(wù)好客戶，從而獲得客戶的信賴，是可以大大的降低成本的。

沒有信任也會(huì)偷走績效

說到信賴，我想起一個(gè)案例。

大概在10年前，我參加過一家上市公司的供應(yīng)商大會(huì)。這位老板在600人的大會(huì)上慷慨陳詞，他說3-5年，我們要做到有多少家店鋪。而當(dāng)時(shí)網(wǎng)絡(luò)銷售開始興起，按照過去的業(yè)績推斷，這個(gè)目標(biāo)基本上是完不成的。老板問供應(yīng)商：各位如何幫我們提升50%的利潤？

有些供應(yīng)商提供了幾個(gè)建議。我當(dāng)時(shí)聽到這個(gè)問題就有點(diǎn)不爽，在我看來，這個(gè)老板的格局會(huì)直接影響企業(yè)的命運(yùn)。但我依然提出了建議，就4個(gè)字：提前付款。大家都盯著我，感覺我像傻瓜一樣。

我解釋道：一般企業(yè)是產(chǎn)品出貨后45天付款，而你們是60天甚至更長才付款。如果你們改為30天，甚至預(yù)付定金，相信任何一家企業(yè)給你降低5%的價(jià)格都不成問題，因?yàn)樗衅髽I(yè)最擔(dān)心的就是出貨以后不能及時(shí)收款。

通常，人之常情是：你把錢都先給了我，我得對得起你的那份信任，力爭做得更好，即使價(jià)格低一點(diǎn)也無所謂。這5%的利潤不就輕松出來了嗎？假如一家企業(yè)原本有5%的利潤，現(xiàn)在成本又降低了5%，這個(gè)利潤率不就增加了100%嗎？如果當(dāng)初利潤率是10%，現(xiàn)在多了5%，那不就增加了50%嗎？

所以，我認(rèn)為沒有信任也會(huì)偷走績效，喜歡拖欠貨款的企業(yè)，利潤一般也不會(huì)太好。

警惕一年上萬小時(shí)的無效會(huì)議

一家企業(yè)，會(huì)議是必須的。但很多會(huì)議是無效的，無論是小公司還是大公司。那么，如何讓一次會(huì)議更有效？

首先，一定要明確：會(huì)議不是討論問題，而是做決策。即使有討論的環(huán)節(jié)，也應(yīng)該是基于一兩個(gè)想法或是一個(gè)藍(lán)本，并在這個(gè)基礎(chǔ)上，進(jìn)行優(yōu)化和形成決策意見，而不是無中生有。

而不是沒有一個(gè)藍(lán)本去討論，往往沒有結(jié)果，即使有結(jié)果，也沒有效率。

其次，是“相關(guān)人員”參會(huì)，而不是按級別召集參會(huì)。先談公共話題，再談個(gè)性話題。與個(gè)性話題無關(guān)的人，可以在公共話題結(jié)束后，先離開。否則浪費(fèi)時(shí)間。

再次，會(huì)議有記錄，形成決議，有責(zé)任人和時(shí)間點(diǎn)。就像是一次讀書會(huì)，你要明確學(xué)到什么，收獲了什么，企業(yè)和個(gè)人有什么行動(dòng)。因?yàn)閷θ魏稳耍瑳]有行動(dòng)的感悟，大都是沒有意義的。

有專家分析：大多數(shù)會(huì)議，70%是無效的。如果一個(gè)公司有200人，平均每人每周有2小時(shí)的會(huì)議，那么每年就是2萬個(gè)小時(shí)的會(huì)議，假如70%是無效的，那么就是近1.5萬個(gè)小時(shí)浪費(fèi)了。

別讓“計(jì)劃”和“跟催”偷走績效

浪費(fèi)也存在于生產(chǎn)計(jì)劃中。對于一家出口型企業(yè)，有多少企業(yè)能把虧損控制為零呢？有多少企業(yè)能抓住一次該抓住的呢，這并不太容易。而該抓住沒有抓住，其實(shí)就是損失。

舉例來說，一個(gè)訂單要求30天完成，而按照計(jì)劃和常規(guī)要45天交貨。一兩次訂戶無所謂，但時(shí)間長了，基本上交貨都是40-60天，那么從此以后，30-40天的訂單就不會(huì)再發(fā)到我們這里。這也就意味著，我們就失去了這個(gè)客戶。長此以往，公司就要等死。

所以，什么是競爭力？就是即使有1%的希望，也要做100%的努力。

做生產(chǎn)計(jì)劃不是排隊(duì)，而應(yīng)該是統(tǒng)籌安排，是想盡一切辦法，把為客戶解決問題的綜合能力。

隨后，跟催也是一種無情的浪費(fèi)，它同樣不創(chuàng)造價(jià)值。

優(yōu)秀的企業(yè)總是按部就班、平平靜靜。而差勁的企業(yè)是熱火朝天、全民皆兵。生產(chǎn)鏈中，如果經(jīng)常有某些環(huán)節(jié)掉鏈子，整個(gè)系統(tǒng)都會(huì)失控，到最后交貨來不及，就會(huì)全民皆兵，似乎團(tuán)隊(duì)精神爆棚，實(shí)際是管理混亂。

平時(shí)的交貨期總是拖延，而到了大年三十，再難出的貨也出了?？磥恚€是平時(shí)的工作沒有抓緊。一個(gè)員工一天有多少時(shí)間被別人盯著催著，又有多少時(shí)間在催著別人。我的公司有員工特別辛苦，1天8個(gè)小時(shí)，其中至少有5個(gè)小時(shí)在電話中。你說，還剩3個(gè)小時(shí)他能做什么？

在企業(yè)里，有些人似乎很忙碌。但是真正忙出效果了嗎？

杜拉克曾經(jīng)說過，一家企業(yè)中，越是看似不可能取代的人，越要將其取代。因?yàn)檫^于忙的人，特別被迫忙的人，不善于打造制度、體系、平衡，也不善于預(yù)防，也不善于培養(yǎng)人。更不舍得授權(quán)。

如果每個(gè)人每個(gè)崗位都能極致地做好自己，需要?jiǎng)e人來催你嗎？跟催，其實(shí)是一種時(shí)間的浪費(fèi)。

接下來，就不能不提生產(chǎn)過程中的等待了，它也是一種極大浪費(fèi)。

我們曾經(jīng)有一款產(chǎn)品，按照工藝指示書排產(chǎn)量只能做到30件。但我覺得應(yīng)該可以做到55件，但是所有管理者都認(rèn)為，再怎么努力也超不過45件。我不服氣，就制定了一套激勵(lì)措施，結(jié)果快的一組做到72件，慢的一組也做到了63件。如果排產(chǎn)量按照最快的8折計(jì)算，那么至少也達(dá)到了55件。

后來，大家總結(jié)高效的原因，是因?yàn)樗麄儾缓人?、不上廁所，并且面輔料還能及時(shí)到位，一點(diǎn)也不用等待?！安挥玫却笨梢蕴嵘s60%的排產(chǎn)量，這個(gè)效率提升多可觀??！

其實(shí)管理就是發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，預(yù)測問題。

所以，消除生產(chǎn)過程中的等待，是提升效率的利器。生產(chǎn)過程中的等待，是被忽視的浪費(fèi)。既然是浪費(fèi)，就不能不說到高級管理層。

管理者自身的無效工作

先說說財(cái)務(wù)，它的功能在我看來一是記賬，二是管理，管理就是要做預(yù)算、做分析。

但大多數(shù)企業(yè)的財(cái)務(wù)經(jīng)理，無非是給出一大堆統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，今年比去年增長或下降了多少。很少有財(cái)務(wù)人員能告訴你：風(fēng)險(xiǎn)在哪里，如何管控，更不要說下一步的行動(dòng)建議或計(jì)劃了。

缺乏分析、預(yù)測的數(shù)據(jù)堆砌，對行動(dòng)沒有參考價(jià)值，這些數(shù)據(jù)只是死的數(shù)據(jù)，又有什么意義呢？

對于財(cái)務(wù)來說，也照樣花了不少時(shí)間做工作，但價(jià)值有限。而通過數(shù)據(jù)挖掘其中的價(jià)值，避免企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而把不可控的風(fēng)險(xiǎn)變?yōu)榭煽氐娘L(fēng)險(xiǎn)，才是財(cái)務(wù)的價(jià)值所在。

最后，說到驚人的浪費(fèi)，大家往往忽視了最高管理者。比如：審批，有時(shí)一張票據(jù)上有好幾個(gè)人簽字，真的出了問題，好多人都不清楚怎么回事。前面簽字的人想，反正后面有大領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)呢；后面的人想，反正前面的人簽了字的，應(yīng)該沒問題了。結(jié)果誰也不負(fù)責(zé)任，一年到頭幾萬張票據(jù)，做了這么多無用功，有多大意義？

幾乎所有企業(yè)在支付款項(xiàng)時(shí)，最后都要一把手審批。本來欠人家錢都是難為情的事，但凡符合條件的，按規(guī)定執(zhí)行不就行了？何必勞煩老板大駕？

再比如，領(lǐng)導(dǎo)工作要卓有成效，就一定要用人所長，將長處發(fā)揮到極致，并不斷賦能。如果對一個(gè)崗位求全責(zé)備、不斷換人，也會(huì)是企業(yè)一大損失。

企業(yè)中的浪費(fèi)太多了，所以，我們要不斷用挑剔的眼光去尋找它，杜絕它。

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