這五大協(xié)調(diào)機(jī)制讓組織運(yùn)轉(zhuǎn)更高效

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舉報(bào) 2021-04-28

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小到手工藝品制作、大到載人航天，任何有組織的人類活動(dòng)都具備兩個(gè)基本且互相對(duì)立的要求：一方面要把這個(gè)活動(dòng)拆分成不同的任務(wù)，另一方面又要將各項(xiàng)任務(wù)協(xié)調(diào)整合起來，以便實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)。
而事實(shí)證明，協(xié)調(diào)是一件非常復(fù)雜的事情，有各種不同的方式，而這些方式就是我們常說的“協(xié)調(diào)機(jī)制”，主要包括相互調(diào)節(jié)、直接監(jiān)督、工作流程標(biāo)準(zhǔn)化、工作輸出標(biāo)準(zhǔn)化、員工技能標(biāo)準(zhǔn)化5種，這5種機(jī)制是組織結(jié)構(gòu)的最基本元素，它們共同作用，將組織聚合在一起。

下面將依次對(duì)這些元素進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹。

一、相互調(diào)節(jié)

相互調(diào)節(jié)是指通過非正式的簡(jiǎn)單溝通實(shí)現(xiàn)對(duì)工作的協(xié)調(diào)，工作者通過相互調(diào)節(jié)來掌控工作進(jìn)度，這是一種非常簡(jiǎn)單的協(xié)調(diào)機(jī)制，所以非常適合在最簡(jiǎn)單的組織中使用，比如獨(dú)木舟中的兩名槳手。
除此之外，相互調(diào)節(jié)還能在非常復(fù)雜的組織中使用。
例如要將宇航員送上月球，這樣的活動(dòng)需要令人難以置信的、精細(xì)的分工，需要數(shù)以千計(jì)的專家來從事各種不同的工作。這么多性格、特長(zhǎng)各異的人從互相陌生到相互協(xié)同并進(jìn)，肯定是離不開相互調(diào)節(jié)機(jī)制的。
所以，盡管其中也有其他協(xié)調(diào)機(jī)制的配合，但登月的最終成功，靠的仍然是專家們?cè)谖粗缆飞匣ハ噙m應(yīng)的能力，這和獨(dú)木舟上的兩名槳手需要相互協(xié)調(diào)沒什么不同。

二、直接監(jiān)督

直接監(jiān)督是靠一個(gè)人對(duì)他人的工作負(fù)責(zé)，向他人發(fā)布指令并監(jiān)督其行為，從而實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)。
一般來說，當(dāng)組織的發(fā)展超越了最初的簡(jiǎn)單階段，不再是十幾個(gè)人的簡(jiǎn)單小作坊時(shí)，它就會(huì)傾向于運(yùn)用第二種協(xié)調(diào)機(jī)制。實(shí)際上，這就是通過監(jiān)督者的一個(gè)腦袋來協(xié)調(diào)數(shù)雙手。

例如在足球隊(duì)的結(jié)構(gòu)中，隊(duì)員們有著明確分工：11名球員在比賽中的職責(zé)、位置，甚至是身體素質(zhì)的要求，都是各不相同。這時(shí)，光靠隊(duì)員之間簡(jiǎn)單的相互調(diào)節(jié)，是無法充分協(xié)調(diào)他們的任務(wù)的，所以主教練或是隊(duì)長(zhǎng)會(huì)呼叫隊(duì)員的名字，協(xié)調(diào)他們之間的任務(wù)。

當(dāng)然，不采用相互調(diào)節(jié)或直接監(jiān)督的方式，也可以對(duì)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，這時(shí)就要靠標(biāo)準(zhǔn)化了。一般情況下，流水線上的工人和醫(yī)院手術(shù)室中的外科醫(yī)生從不擔(dān)心如何跟同事協(xié)調(diào)——他們只需要知道從同事那里接過什么，并如何繼續(xù)干下去。
人們可以對(duì)工作流程、工作輸出或員工的技能和知識(shí)進(jìn)行設(shè)計(jì)，從而滿足預(yù)定的標(biāo)準(zhǔn)。

三、工作流程標(biāo)準(zhǔn)化

當(dāng)工作內(nèi)容明確或程序化時(shí)，工作流程就可以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，就像組裝流水線一樣，會(huì)長(zhǎng)期采用標(biāo)準(zhǔn)化。
如面包房的餡餅師，每天要數(shù)千次地將一個(gè)長(zhǎng)勺伸到裝有餡餅料的桶中，然后再將餡餅料撒在旋轉(zhuǎn)臺(tái)上的餡餅殼中，至于桶中裝的是櫻桃、藍(lán)莓還是蘋果，對(duì)他來說毫無不同，其工作的協(xié)調(diào)是由設(shè)計(jì)這個(gè)旋轉(zhuǎn)臺(tái)的人設(shè)定的。

四、工作輸出標(biāo)準(zhǔn)化

當(dāng)工作的結(jié)果（如產(chǎn)品的尺寸或性能）確定時(shí)，就可以進(jìn)行輸出的標(biāo)準(zhǔn)化。
比如打車的時(shí)候，乘客不必告訴出租車司機(jī)如何開車或者從哪條路走，只要告訴他目的地就可以。
輸出得到標(biāo)準(zhǔn)化后，任務(wù)之間的協(xié)調(diào)就確定下來了。
就好比在裝訂車間，在甲地印刷的圖書正文可以完美地跟乙地印刷的封面裝訂在一起。類似地，公司各部門經(jīng)理都是根據(jù)績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)與總部進(jìn)行協(xié)調(diào)，總部明確地下達(dá)各個(gè)季度要實(shí)現(xiàn)多少利潤(rùn)、増長(zhǎng)幅度，至于如何實(shí)現(xiàn)，就由各部門自己來決定。

五、員工技能標(biāo)準(zhǔn)化

如果從事某一項(xiàng)工作所需的培訓(xùn)要求非常清楚，就可以對(duì)員工技能和知識(shí)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。有時(shí)工作本身和工作輸出都無法標(biāo)準(zhǔn)化，在這種情況下如果還要求通過標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行協(xié)調(diào)，那么解決辦法就只能是將勞動(dòng)者標(biāo)準(zhǔn)化。
通常，員工在加入組織之前就經(jīng)過了培訓(xùn)，就像醫(yī)院直接雇用醫(yī)生一樣。這些組織將準(zhǔn)員工恰到好處地融入工作項(xiàng)目中，并使他們成為協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)。
從表面上看，員工們是自主地在工作，但實(shí)際上，他們都是做了充分準(zhǔn)備的。
因此，技能的標(biāo)準(zhǔn)化間接地實(shí)現(xiàn)了工作流程和工作輸出標(biāo)準(zhǔn)化所直接實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。麻醉師和外科醫(yī)生在手術(shù)室為病人切除闌尾時(shí)，他們幾乎不用交流，憑借其接受過的培訓(xùn)，他們就知道應(yīng)從對(duì)方那里接過什么器械，所以，技能的標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)了大多數(shù)的協(xié)調(diào)。

五大協(xié)調(diào)機(jī)制發(fā)展歷程

以上常見的5種協(xié)調(diào)機(jī)制之間，有一個(gè)大致的發(fā)展順序。

比如一個(gè)人單獨(dú)工作時(shí)是不需要任何協(xié)調(diào)機(jī)制的——因?yàn)樗械膮f(xié)調(diào)都在同一個(gè)大腦中進(jìn)行。

但如果有了第二個(gè)人，情況就發(fā)生了質(zhì)的變化，因?yàn)榇藭r(shí)協(xié)調(diào)必須跨大腦進(jìn)行。一般來說，在一個(gè)小組中并肩工作的幾個(gè)人傾向于以非正式的方式相互適應(yīng)，也就是說他們互相協(xié)調(diào)。
但隨著公司的發(fā)展壯大，進(jìn)行非正式協(xié)調(diào)變得越來越困難，因而需要有領(lǐng)導(dǎo)者來控制組織工作，這實(shí)際上是又回到了一個(gè)腦袋上，由他來規(guī)定別人的工作，此時(shí)，直接監(jiān)督成了主流的協(xié)調(diào)機(jī)制。
之后，隨著工作的進(jìn)一步深入，另一個(gè)重大轉(zhuǎn)變出現(xiàn)了，這就是標(biāo)準(zhǔn)化。倘若工作比較簡(jiǎn)單和常規(guī)，組織會(huì)試著用工作流程的規(guī)范化來實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的協(xié)調(diào)；但如果工作較為復(fù)雜，工作流程的規(guī)范化也無用武之地，組織就被迫轉(zhuǎn)入對(duì)工作輸出的標(biāo)準(zhǔn)化，即規(guī)定工作的結(jié)果，靠員工自己控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果的過程。
而對(duì)于一些極端復(fù)雜的工作，工作輸出也很難標(biāo)準(zhǔn)化，組織就只能勉強(qiáng)進(jìn)行員工技能的標(biāo)準(zhǔn)化。

不過如果事實(shí)證明，組織中各項(xiàng)任務(wù)都無法標(biāo)準(zhǔn)化的話，那就只有使用最簡(jiǎn)單但適用性最強(qiáng)的協(xié)調(diào)機(jī)制——相互調(diào)節(jié)。
就像前面提到的那樣，面對(duì)極端復(fù)雜的情況如果想圓滿地完成任務(wù)，再資深的專業(yè)人士，也必須進(jìn)行非正式的溝通。
至此，可以發(fā)現(xiàn)，在特定的條件下，組織需要特定的協(xié)調(diào)機(jī)制。從某種程度上來說，5種協(xié)調(diào)機(jī)制是可以相互替換的，但這并不是說任何組織只能依靠一種協(xié)調(diào)機(jī)制，恰恰相反，大多數(shù)組織都會(huì)混用所有的5種協(xié)調(diào)機(jī)制。至少，不管是否運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化，一定程度的直接監(jiān)督和相互調(diào)節(jié)總是必不可少的

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