活動(dòng)執(zhí)行=包工頭+保姆？！崩潰！

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舉報(bào) 2023-02-09

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（文章來(lái)自黑貓會(huì)公公眾號(hào)）

這兩天，貓妹妹看到了一個(gè)活動(dòng)人講述了自己的執(zhí)行工作內(nèi)容，一起來(lái)看看。

【Donna】

有時(shí)候我也覺(jué)得這個(gè)工作挺low的，自己跟個(gè)包工頭似的，帶著一幫人把舞臺(tái)搭了，把桌椅擺了，把保潔做了，吃的喝的茶歇準(zhǔn)備了等等，順便還兼顧彩排，照顧領(lǐng)導(dǎo)等等，又像包工頭又像保姆。

很多人會(huì)感到疑惑，活動(dòng)執(zhí)行的工作內(nèi)容這么簡(jiǎn)單？

其實(shí)，活動(dòng)執(zhí)行是活動(dòng)全案里最關(guān)鍵的一環(huán)，再完美的策劃方案，沒(méi)有強(qiáng)有力的執(zhí)行，終究是紙上談兵。

看似一場(chǎng)簡(jiǎn)單的活動(dòng)，其實(shí)非?？简?yàn)活動(dòng)管理者的用心程度。執(zhí)行階段包含了多項(xiàng)工作，想要成功完成一定要做到事無(wú)巨細(xì)。

今天，貓妹妹就以活動(dòng)總負(fù)責(zé)人（PM）的視角來(lái)說(shuō)一說(shuō)，有需要的小伙伴趕緊先收藏，再認(rèn)真閱讀！（老規(guī)矩，文末福利！表格表格表格~）

開(kāi)動(dòng)員大會(huì)、明確目標(biāo)

當(dāng)接到一項(xiàng)活動(dòng)任務(wù)時(shí)，PM需要先梳理自己的思路，根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置合理的活動(dòng)目標(biāo)及策略。

然后組織各部門(mén)負(fù)責(zé)人，安排所有和這場(chǎng)活動(dòng)相關(guān)的參與人員一起開(kāi)動(dòng)員大會(huì)。

①品牌宣傳組：策劃、運(yùn)營(yíng)、媒介、設(shè)計(jì)師、文案等；

②物料組：印刷、采購(gòu)、現(xiàn)場(chǎng)布置等；

③接待組：銷(xiāo)售、媒介、行政等；

④拍攝組：攝影師、攝像師、燈光師、后期等；

⑤業(yè)務(wù)組：銷(xiāo)售、客服等。

開(kāi)會(huì)內(nèi)容主要圍繞以下5點(diǎn)：

①闡述活動(dòng)背景；

②明確且量化活動(dòng)目標(biāo)；

③分解目標(biāo)，進(jìn)行執(zhí)行細(xì)化；

④根據(jù)活動(dòng)的性質(zhì)、規(guī)模、時(shí)間等要素，劃分活動(dòng)各小組執(zhí)行細(xì)項(xiàng)，初步確定各小組任務(wù)目標(biāo)及職責(zé)劃分，同時(shí)進(jìn)行需求整理；

⑤需求整理收集完成后，制定基礎(chǔ)的活動(dòng)流程規(guī)劃框架。

活動(dòng)統(tǒng)籌

由于中大型活動(dòng)涉及到的人員及分工類(lèi)別較多，PM無(wú)法具體管控到每個(gè)細(xì)項(xiàng)，因此PM主要把控重要的6張表，分別為：活動(dòng)流程表、活動(dòng)預(yù)算表、核心物料表、時(shí)間跟進(jìn)表、人員分工表、嘉賓接待表。

把控預(yù)算

相信每個(gè)活動(dòng)人都有一個(gè)深刻的體會(huì)，就是策劃方案經(jīng)常與實(shí)際落地有較大差別。其實(shí)解決辦法很簡(jiǎn)單，那就是前期的溝通與協(xié)助。

前期就對(duì)策劃方案中的一些有顧慮的觀點(diǎn)再次問(wèn)詢，比如：

①哪些是可實(shí)施性的；

②哪些是無(wú)法落地的；

③哪些內(nèi)容是可實(shí)施的但在某些方面會(huì)有困難的；

④如果這么做后期需要哪些人配合做哪些事。

隨后和各小組負(fù)責(zé)人溝通所有的預(yù)算支出明細(xì)后，PM整合一個(gè)整體預(yù)算大表提交審批。

按計(jì)劃執(zhí)行、監(jiān)督

待預(yù)算申請(qǐng)通過(guò)、人員分工確定后，就開(kāi)始按照計(jì)劃進(jìn)行宣傳推廣、物料生產(chǎn)及嘉賓邀請(qǐng)。

PM主要管控以下3點(diǎn)：

1、保證重要信息輸出準(zhǔn)確

所有宣傳物料需確保準(zhǔn)備充足；無(wú)論是從視覺(jué)還是內(nèi)容上要保持一致性和準(zhǔn)確度，一些低級(jí)問(wèn)題絕對(duì)不能出現(xiàn)，比如缺少logo、公司信息不正確，嘉賓名稱(chēng)失誤等，重要物料PM要做最后的審核確認(rèn)。

2、實(shí)時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)

定期監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，一是為了保證到場(chǎng)人數(shù)，二是通過(guò)監(jiān)測(cè)投放效果考究媒介質(zhì)量，效果不佳時(shí)需及時(shí)做出策略調(diào)整，提高傳播率。

監(jiān)測(cè)平臺(tái)主要有：

①官方微信公眾號(hào)的閱讀量；

②官方微博的轉(zhuǎn)評(píng)贊；

③活動(dòng)平臺(tái)的后臺(tái)報(bào)名數(shù)據(jù)；

④業(yè)務(wù)組邀請(qǐng)嘉賓數(shù)據(jù)；

⑤各媒介投放實(shí)時(shí)的傳播率。

3、各小組負(fù)責(zé)人定期匯報(bào)進(jìn)度

根據(jù)每個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，PM和各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人單獨(dú)開(kāi)會(huì)，確認(rèn)進(jìn)度進(jìn)程，防止物料生產(chǎn)不及時(shí)或宣傳節(jié)奏落后。

現(xiàn)場(chǎng)籌備

1、制作Rundown（執(zhí)行臺(tái)本）

PM需要制作現(xiàn)場(chǎng)整體的活動(dòng)執(zhí)行臺(tái)本，含內(nèi)容、時(shí)間、時(shí)長(zhǎng)、描述、音控、屏幕、燈控、道具等要素，以及所有負(fù)責(zé)人的通訊方式。

2、動(dòng)員大會(huì)

發(fā)布會(huì)開(kāi)始前一天在活動(dòng)場(chǎng)地召開(kāi)活動(dòng)前的動(dòng)員大會(huì)，動(dòng)員大會(huì)主要內(nèi)容：

①對(duì)各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人分發(fā)執(zhí)行臺(tái)本，并進(jìn)行整體人員分工及介紹、活動(dòng)流程及內(nèi)容介紹、接待嘉賓注意事項(xiàng)等；

②對(duì)各項(xiàng)目組準(zhǔn)備工作進(jìn)行最終確認(rèn)；

③走動(dòng)線，從踏入活動(dòng)場(chǎng)地正門(mén)開(kāi)始，讓所有工作人員都了解電梯區(qū)域、簽到區(qū)域、重要嘉賓休息區(qū)域、音控臺(tái)、工作室、洗手間、現(xiàn)場(chǎng)舞臺(tái)等所有和活動(dòng)相關(guān)的區(qū)域具體位置。

3、提前彩排

發(fā)布會(huì)提前一天走臺(tái)彩排，需要注意3點(diǎn)：

①測(cè)試舞臺(tái)效果：測(cè)試聲光電效果、按活動(dòng)順序過(guò)一遍音樂(lè)、燈光、屏幕畫(huà)面等，保證流暢性；

②指導(dǎo)演講者站位：帶演講者熟悉場(chǎng)地、走位，以及確認(rèn)演講時(shí)音樂(lè)跟隨內(nèi)容的cue點(diǎn)；

③預(yù)演發(fā)布會(huì)儀式：提前預(yù)演，保證細(xì)節(jié)不出錯(cuò)。

4、文件管理

與活動(dòng)相關(guān)的文件管理需及時(shí)整理，讓各個(gè)需要文件的工作人員可以及時(shí)傳遞，從而提高工作效率。

活動(dòng)中所涉及到的文件檔案主要包括：各種審批的行政文件、相關(guān)合同協(xié)議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計(jì)劃、相關(guān)證件票據(jù)等。

會(huì)后跟進(jìn)

會(huì)后跟進(jìn)工作也是活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，于活動(dòng)結(jié)束之后，需及時(shí)對(duì)活動(dòng)進(jìn)行跟進(jìn)整理，具體包括如下幾個(gè)方面：

1、會(huì)后撤場(chǎng)

有序安排各部門(mén)進(jìn)行撤場(chǎng)，還原會(huì)場(chǎng)整潔，執(zhí)行負(fù)責(zé)人辦理撤場(chǎng)手續(xù)。